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采购招标实践中的误区

浏览量:1319  发布时间:2020-11-30

回顾过去几年给大型国企和民企做的多个采购咨询项目的经历,觉得不少企业都存在误用甚至滥用采购招标的问题,不少企业的老板都把招标当成了包治百病的良药。


记得一年前,在给一家大型企业集团旗下的子公司做采购体系升级的时候,发现他们使用招标采购的方式非常频繁,且无论什么类型的物料,只要能找到三家及以上的供应商,就必须招标。于是乎,该公司的采购人员把大部分的时间都放到了招标过程上,招标小组中的相关部门人员也忙得怨声载道。经过进一步调研得知,这家公司的董事长认为,招标是防控采购风险、保证合规的不二手段。他认为招标方式可以保证过程公正,透明,可以得到最好的价格,且避免采购人员玩猫腻。然而事实真是如此吗?


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我们深入分析了该公司的历史招标案例,于是真相一点一点地被揭开了。


敷衍了事  我们发现该公司的招标大部分为邀请招标,且目标供应商大都仅是三家。询问原因后得知,因为需求部门要得急,所以采购人员往往将招标过程尽量简化,一旦找到三家就马上启动招标。在这样的情况下,招标的竞争特性就无法得到充分的体现,招标的结果也往往差强人意。为了保证招标时形成充分的竞争,一般参与投标的供应商最好定在五到七家。


死水一潭  该公司的邀请招标项目中,我们发现参与的供应商基本都是老面孔。其实这也是采用招标手段时比较忌讳的情况。因为这些供应商在经历过多次招标之后,往往熟悉了采购方以及竞争对手的套路,出价时往往都有所保留,甚至会出现围标的风险。所以在这种情形下,招标方往往会发现,忙活了半天,招标的结果却常常不如人意,甚至还需要二次谈判。所以每次招标时最好都有两三家新供应商参与,以便形成鲇鱼效应;甚至一段时间后,要全面梳理一遍目标供应商清单,以确保竞争的充分性。


明哲保身  使用招标方式采购的物料中,有不少是采购金额很小的物料。采购为了避嫌,经常首选招标,认为招标出来的结果没有人会质疑。但总金额很小的标的无法充分调动供应商的积极性,招标结果也就可想而知了。这种以避嫌为目的的消极招标,在部分国营企业和民营企业比较多见。


不择手段 对于战略型物料,该公司也采取了招标采购的方式。这样做弄不好就会影响供应商关系,也是不可取的。从下面的卡拉杰克模型展示中可以发现,杠杆型和部分交易型物料最适合采用招标方式,这样既有一定的采购金额,又能保证有足够的竞争参与者。


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事倍功半  第五,该公司为了加强竞争,往往是一个月就招一次标。但因为将总的需求量拆分到了月度,导致每次招标金额不够有吸引力;且因为招标太过频繁,导致采购和供应商都忙得怨声载道,真可谓是吃力不讨好啊!


暗度陈仓  我们还得知,在他们的过往招标案例中,曾经出现过三个供应商背后的老板都是一个人的情况,这就让人大跌眼镜了。可见他们的供应商背调做得实在是太差,甚至可能存在采购舞弊的行为。


滥竽充数  据了解,该公司评标人员指定比较随意,资质无法保证,且往往在评标开始前半小时才得到通知,没有足够时间了解招标的基本情况,使得评标的结果常常出现偏差,既损害了公司利益,也会让供应商觉得有失公允。


急功近利  该公司招标的规则大部分都是最低价中标,而没有考虑TCO最优,使得公司的利益没有最大化。这也是一个比较普遍的误区,其实一般只有标准定制商品及通用服务项目才适用最低价中标。


以上就是我们从这家客户的前期诊断中发现的各种有关采购招标不当使用的误区,当我们把这个诊断结果呈报给该公司董事长的时候,可以说是毁了他的三观。他原本想要通过招标达成的规避风险、提高效率、最优成本等愿望基本上一个都没有实现!


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其实,这家企业遇到的窘境是带有相当的普遍性的,因为很多企业的老板都有着类似的错误认知。那么基于上述的各种误区,我们来总结一下采购招标成功运用的几个关键点:

1) 标的对供应商一定要有足够的吸引
a)标的金额要足够大
b)参与竞标的供应商要合适,确保招标标的对他们有足够的吸引力

2) 参与竞标的供应商一定要能形成足够的竞争
a)参与竞标的供应商数量要合适,一般建议有5~7家
b)参与竞标的供应商要做适当的轮换,避免总是几家老供应商竞标
c)参与竞标的供应商中最好引入一两家能起到鲇鱼效应的供应商,以便加强竞争

3) 正确的评标过程非常重要
a)要事先确定最低价中标还是综合评标,以及综合评标的规则。
b)评标的专家选择一定要合适,并且有足够的准备时间。


最后,希望本文能够给大家一些借鉴,能够合理有效地运用招标采购,避免重蹈上述招标运用的误区,从而能够把招标这个强有力的采购定价工具发挥出应有的作用。


文作者: 达睿供应链咨询  方斌  如需转载,请注明出处。

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